Serveis d'externalització / outsourcing documental, un avantatge competitiu

Introducció

  • La necessitat de conservar l'avantatges competitiu

El clima comercial actual es veu impulsat per la rendibilitat, la productivitat, la retenció dels clients i la necessitat de conservar l'avantatge competitiu i controlar els costos. Les organitzacions busquen solucions que van des de la reenginyeria de processos i solucions tecnològiques fins a les diverses formes de subcontractació per assegurar la qualitat, impulsar l'eficàcia i controlar les despeses.

LLes pressions per augmentar el benefici, millorar la productivitat i estalviar diners, alhora que s'augmenta la qualitat i la retenció dels clients i es guanya en competitivitat, són impulsors comercials crítics. La qüestió és: què poden fer les organitzacions en el futur per superar aquests reptes?

La importància dels documents a les empreses

  • Suport de tots els processos empresarials.
  • Vehicle de comunicació.

Els documents suporten la majoria dels processos empresarials, vendes, producció, màrqueting, administració, etc. Es converteixen, així, en el vehicle principal tant per a la comunicació interna com externa. Són un factor de competitivitat i la seva gestió correcta és determinant per assolir més rendibilitat i augmentar els nivells d'eficàcia i eficiència.

Els costos dels documents a les empreses

  • El 3% del cost sobre les vendes anuals.
  • El 30% d'estalvi.

En l'actualitat les empreses dediquen el 3% de les seves vendes anuals a la impressió i la gestió de documents. Una gestió coherent pot arribar a suposar un estalvi del 30% dels costos actuals d'impressió i gestió de documents.

Externalitzar aquest tipus d'activitats relatives a la gestió, administració i control del procés documental dins l'empresa pot ser un font d'estalvi molt important. Pot proporcionar:

  • Controlar i reduir els costos i la inversió de capital.
  • Obtenir del proveïdor pràctiques més adequades i una millora continuada dels processos.
  • Maximitzar la flexibilitat i l'aprofitament de les noves tecnologies.
  • Millorar la productivitat dels processos de negoci.
  • Disposar dels millors experts i professionals que entenen el seu negoci.

Controlar i reduir els costos i la inversió de capital

  • Alliberar recursos.

El control i la reducció de costos són important raons per a l'externalitzacio. Gràcies a la flexibilitat dels professionals de l'outsourcing, l'excés de capacitat o la manca de recursos quan es produeixen pics de producció són coses del passat.

La reducció de capital invertit és un altre dels beneficis important. El proveïdor dels serveis d'externalització li comprarà els seus equips actuals, mentre implementa una nova tecnologia de treball i analitza les seves necessitats, alliberant d'aquesta manera capital per al creixement i l'èxit del seu negoci.

Introduir les pràctiques més adequades i un procés de millora continuada

  • Efectivitat
  • Millora constant

Els proveïdors de serveix d'outsourcing, com a especialistes en el procés de gestió de documents, proposen sempre les millors pràctiques com a únic camí per aconseguir maximitzar l'efectivitat. Aquestes pràctiques es basen en l'experiència que acumulen dels molts clients amb els quals han treballat.

Els proveïdors de serveix d'outsourcing han d'adquirir el compromís d'assolir una millora constant del seu procés de gestió de documents, definit mitjançant un Service Level Agreement, que és avaluat enfront dels objectius pactats prèviament. El resultat és un grau de servei molt alt i una evolució constant amb l'objectiu d'assolir els nivells de productivitat, eficàcia i eficiència al més elevats possible.

Maximitzar la flexibilitat i l'aprofitament de les noves tecnologies

  • Flexibilitat
  • Nivell de servei

El desenvolupament tan ràpid de la tecnologia fa que la flexibilitat esdevingui un element essencial. Els processos documentals són vitals per al grau de resposta i el nivell de servei als seus clients. A través de l'externalitzacio dels serveis de gestió documental en mans d'un professional expert, la seva empresa s'assegura en el menys temps possible i amb el menor cost el camí per aconseguir-la.

Els contractes de servei d'outsourcing han de possibilitar establir acords flexibles que garanteixin els canvis tecnològics, de manera que les instal·lacions satisfacin les seves necessitats sense que per això hagi de fer-hi noves inversions.

Millorar la productivitat en els seus processos de negoci

  • Rendibilitat
  • Productivitat

El flux de documents potser no és el core business del seu negoci, però una gestió adequada pot suposar una gran diferència en el rendiment. Els documents són la sang del seu negoci. Alimenten el cos (la companyia) amb l'oxigen (la informació) que li permet funcionar en la direcció correcta.

Comprovar els nivells de satisfacció, buscar nous camins per reduir costos, incrementar la productivitat i optimitzar processos perquè els nivells de servei estiguin en línia amb les necessitats canviants de la seva empresa són els objectius bàsics de l'outsourcing. Això no solament redueix els nivells de costos operacionals, sinó que també millora la rendibilitat i la productivitat del seu negoci, alhora que garanteix una millora en el servei al client mantenint els nivells de competitivitat necessaris.

Procés actual dels documents

  • L'oxigen de la seva empresa.

Els documents són com l'oxigen d'una organització. Tanmateix, en moltes companyies no es té una visió precisa de com s'administren ni de quant costen. Per què costa tant d'entendre el procés dels documents en una empresa? Una bona part de l'explicació rau en el nombre d'activitats diverses que conformen el procés, que podem detallar de la manera següents:

  • Creació de documents.
  • Gestió de documents / continguts.
  • Gestió de la producció.
  • Compartir / distribuir.
  • Indexació.
  • Cerca i recuperació de documents / continguts.
  • Suport / gestió d'equips per a documents.
  • Flux de feina.

Tipologia de serveis

  • Solucions i serveis per a tot el procés

Partint de l'anàlisi anterior, les àrees on és possible buscar millores mitjançant l'outsourcing de la gestió documental són les següents:

  • Consultoria i anàlisi funcional.
  • Gestió de centres d'impressió centralitzats
  • Impressió B/N i color
  • Gestió del parc d'equips descentralitzats
  • Impressió B/N i color
  • Accounting i control de consums.
  • Serveis de back-up:
  • Mail rooms i serveis de distribució.
  • Print management.
  • Gestió de documents:
    • Digitalització
    • Indexació
    • Allotjament