Què és la gestió documental?

  • La gestió documental es relaciona directament amb el desenvolupament, l'evolució i l'optimització dels processos operatius de l'empresa.
  • Té un efecte directe en la productivitat, la competitivitat i el creixement empresarial.
  • Permet canalitzar i agilitar els processos d'informació i difusió en qualsevol organització.

Per què cal plantejar-se la gestió documental?

  • Permet la disminució dels temps de localització i recuperació dels documents (segons els estudis de Gartner Group, entre un 10 i un 20% del temps de qualsevol treballador).
  • Permet la disminució de l'espai físic d'emmagatzematge de la informació.
  • Augmenta la seguretat mitjançant una política de back-up correcta.

Tipus de digitalització i arxiu.

  • Formularis: Són documents estructurats, com ara factures, albarans, rebuts, exàmens, etc.
  • Projectes: Plànols, literatura del projecte. Per exemple, la documentació final d'una obra de construcció.
  • Arxiu Històric: Conjunt de documents heterogenis relacionats entre ells, com ara articles, lleis, jurisprudència, expedients, etc.

Proposta de beneficis de la gestió documental

  • Augment de la rapidesa en l'atenció al client que comporta una millora de la qualitat del servei i un augment de la retenció i la lleialtat del client.
  • Reducció de despeses.
  • Increment de la productivitat.
  • Millora en la gestió dels documents de tresoreria, com els albarans i les factures.

Una solució integral

Les solucions IAS de Service Point es basen en una sèrie de procediments que garanteixen la plena satisfacció del client en totes les solucions de gestió de documents:

  • Manipulació i conversió de grans volums de documents desestructurats en bases de dades fàcilment accessibles a través d'una captura de documents.
  • Verificació de documents digitalitzats per mitjà d'un control addicional de la informació introduïda en camps crítics assenyalats pel client.
  • Allotjament i gestió de tots els documents més importants amb la cerca de documents.
  • Arxiu de documents per desenvolupar un sistema de cerca personalitzat.
  • A més, Service Point ofereix un eficient servei de consultoria per trobar la solució més adequada a les necessitats dels seus clients.