La importància dels documents a les empreses

Els documents suporten la majoria dels processos empresarials, vendes, producció, màrqueting, administració, personal, etc., amb la qual cosa es converteixen en el principal vehicle per a la comunicació interna i externa de l'empresa. Els documents esdevenen un factor de competitivitat i la seva correcta gestió és determinant per assolir una rendibilitat més gran i augmentar els nivells d'eficàcia i eficiència.

Actualment les empreses dediquen el 3% de les seves vendes anuals a la impressió i la gestió de documents. Una gestió coherent pot arribar a suposar un estalvi del 30% dels costos actuals d'impressió i gestió documental. Externalitzar aquesta mena d'activitats relatives a la gestió, administració i control del procés documental a la seva empresa pot ser un font d'estalvi important i alhora li permetrà:

  • Optimitzar recursos i reduir costos.
  • Augmentar la rendibilitat.
  • Generar més eficàcia.
  • Augmentar la capacitat de l'empresa per escometre projectes nous.

Els costos d'impressió i gestió de documents:

Costos obvis:

  • Cost per impressió (manteniment)
  • Cost d'adquisició d'equips
  • Cost de matèria primera (paper).

Costos ocults:

  • Cost de consumibles (tòner i tintes).
  • Mà d'obra / temps.
  • Costos administratius.
  • Costos financers.
  • Costos de tramesa.
  • Costos d'emmagatzematge.
  • Costos d'obsolescència.
  • Costos per pèrdua d'oportunitat.

A Service Point creem la millor estratègia de gestió de documents i impressió per a la seva organització. L'hi aportem una solució basada en una completa gamma de serveis disponibles a través de la nostra xarxa d'operadors. Una d'aquestes solucions és la GESTIÓ DE CENTRES DE REPROGRAFIA I IMPRESSIÓ.

Bàsicament es tracta de la completa gestió i operació de totes les activitats d'impressió, reprografia i gestió de correu, incloent-hi fotocòpies, offset, digitalització i arxiu, així com dels equips, el personal i els serveis necessaris per gestionar la producció de documents en el seu centre de reprografia.

Moltes empreses tenen en les seves instal·lacions un centre de reprografia i impressió digital, on se centralitzen totes les necessitats que tenen en aquest àmbit. És el lloc on es duen a terme tots els treballs tant d'impressió com de manipulació de documents i de comunicacions internes i externes.

En la majoria dels casos acostuma a haver-hi equips de mitjà i/o alt volum, tant de blanc i negre com a color, equips de manipulats, com també personal dedicat a aquesta feina. Ara bé, malgrat tot això, quan les necessitats, bé sigui per volum, bé per qualitat, rapidesa o per algun altre tipus de manipulat, no poden ser resoltes en el mateix centre, se solen contractar serveis externs.

La inversió necessària per tenir la tecnologia més avançada, el cost de la gestió del personal, i la gestió de compres de les matèries primeres imprescindibles -paper, tòner, material d'acabat, etc.- suposa una contínua font de despeses i recursos no dedicats a l'activitat principal de l'empresa.

De la mateixa manera que altres activitats no «centrals» de l'empresa han estat externalitzades, la GESTIÓ DELS CENTRES DE REPROGRAFIA I IMPRESSIÓ també ho pot ser.

Service Point té un conjunt de solucions basades en processos per a l'externalització dels centres de reprografia i impressió. Les característiques bàsiques són les següents:

  • Model de servei basat en la cessió a un proveïdor extern de totes les activitats relacionades amb la gestió de documents.
  • Contracte de servei amb actualitzacions i revisions anuals, que inclouen:
    • Impressió de documents.
    • Reproducció de documents.
    • Manipulat.
    • Gestió (compra i emmagatzematge) dels consumibles necessaris per al servei.
    • Allotjament de fitxers i documents en servidors de Service Point.
    • Ordres de treballs mitjançant plataforma d'impressió remota REPRONET.
    • Control de la qualitat.
    • Transport.
  • Assumpció de les obligacions contractuals dels equips actuals instal·lats al seu centre.
  • Esquema de preus basats en els actuals volums d'impressió.
  • Subrogació dels contractes laborals de les persones que estiguin treballant en el seu centre actualment.
  • Centre de back-up per a puntes de feina o bé per a treballs especials en els nostres centres de producció a Barcelona i Madrid.
  • Garantia d'actualització tecnològica en funció de les noves necessitats de l'empresa.

Amb les solucions per a la GESTIÓ DE CENTRES DE REPROGRAFIA I IMPRESSIÓ de Service Point, la seva empresa tindrà:

  • Variabilització dels costos d'impressió. Només pagarà allò que haurà imprès.
  • Actualització tecnològica constant.
  • Cap risc en l'obsolescència dels equips d'impressió.
  • Cap inversió en activitats no relacionades amb el seu negoci.
  • Alliberament de recursos captius utilitzats en activitats que no són el Core Business del seu negoci.
  • Reducció dels costos administratius i de gestió de consumibles.
  • El servei creix a mesura que creix el negoci.
  • Cap cost en l'emmagatzematge de consumibles.
  • Únic proveïdor per satisfer totes les necessitats de comunicació i impressió.
  • La seguretat que qualsevol de les seves necessitats de reprografia, impressió i gestió de documents serà resolta, sense que per fer-ho sigui necessari fer més inversions o contractar més personal.

Sigui quina sigui la situació del seu centre de reprografia actualment, sigui quina sigui la seva mida i sigui quina sigui la seva necessita, Service Point li donarà la solució més adient, amb la garantia d'un grup internacional, la tecnologia més avançada, els millors processos i el suport del millor equip de professionals.